Onboarding: Eine gelungene Einführung neuer Mitarbeiter

An kaum einer anderen Stelle im Unternehmen gehen Anspruch und Wirklichkeit so weit auseinander, wie bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter – dem Onboarding. Wunsch des Führungspersonals ist eine reibungslose Einarbeitung ohne Komplikationen – die Realität sieht anders aus. Es fehlt an einer freundlichen Begrüßung. Der Mitarbeiter, welcher den neuen Kollegen einarbeiten soll, weiß nichts davon. Diese Liste ist beliebig erweiterbar. Oftmals prägen chaotische Situationen den ersten Arbeitstag im neuen Unternehmen. Der nicht zu korrigierende, erste Eindruck ist schlecht. Dies können Unternehmen mit der Einführung eines digitalen Onboarding-Prozesses vermeiden.

Was ist Onboarding?

Auf Deutsch bedeutet Onboarding „an Bord nehmen“. In der Wirtschaft sind alle Maßnahmen eines Unternehmens Onboarding, wenn sie Mitarbeiter gewinnen wollen. Das umfasst die Einstellung und Aufnahme sowie alle begleitenden Maßnahmen. Diese Maßnahmen sollen intentional die neuen Mitarbeiter bei der Integration in das Unternehmen unterstützen. Onboarding ist ein Teil des Personalmanagements und von großer Bedeutung für die Zufriedenheit der neuen Mitarbeiter.

Wie läuft Onboarding ab?

Der Onboarding-Prozess besteht aus drei verschiedenen Phasen.

1. Die erste Phase ist die Vorbereitung, auch Preboarding genannt. Diese Phase sollte idealerweise unmittelbar nach der Vertragsunterzeichnung beginnen. Wichtiger Bestandteil dieser Phase ist eine ausreichende Information des neuen Mitarbeiters. Auch ein persönlicher Ansprechpartner sollte benannt werden, der bei etwaigen Fragen oder Problemen konsultiert werden kann. Zudem muss das Unternehmen die eigenen Mitarbeiter über den neuen Kollegen informieren und Arbeitsplatz sowie Arbeitsmaterialien zur Verfügung stellen.
2. Die zweite Phase startet am ersten Arbeitstag. Eine Begrüßung, ein Rundgang und eine Vorstellungsrunde sorgen für einen angenehmen Einstieg. Darüber hinaus findet in dieser Orientierungsphase die Einführung am Arbeitsplatz statt.
3. Im dritten und letzten Abschnitt des Onboarding-Prozesses ist der Mitarbeiter idealerweise bereits perfekt in das Unternehmen integriert. Etwaige Teambuilding-Veranstaltungen oder die Beteiligung an Projekten verstärken die Bindung nochmal.

Was muss für einen optimalen Prozess beachtet werden?

Für ein erfolgreiches Onboarding sollten einige Aspekte vonseiten des Unternehmens berücksichtigt werden. Anerkennung in Form von kleinen Aufmerksamkeiten zeigen dem neuen Kollegen sofort, dass ihn die Vorgesetzten schätzen. Darüber hinaus ist Feedback von eminenter Bedeutung. Oftmals trauen sich neue Mitarbeiter nicht, sofort Kritik zu äußern. Dank Feedback-Gelegenheiten werden Mitarbeiter zu einem Fazit aufgefordert, sodass bestehende Fragen beantwortet werden können. Der Ansprechpartner für den neuen Kollegen muss zudem erreichbar sein. Für den neuen Arbeitnehmer ist es unbefriedigend, wenn der entsprechende Kollege beispielsweise nach dem ersten Arbeitstag zwei Wochen im Urlaub ist. Dies kann ein neuer Mitarbeiter als geringe Wertschätzung interpretieren, woraus Unzufriedenheit am Arbeitsplatz resultieren kann.

Was ist Onboarding-Software?

Diverse Anbieter bieten Software, die Unternehmen hilft, den Onboarding-Prozess erfolgreich über die Bühne zu bringen. Verschiedene Tools stehen den Unternehmen zur Verfügung, um dem Mitarbeiter von Beginn an die Integration zu erleichtern. In allen drei Phasen kann diese Software Unternehmen unterstützen. So können beispielsweise Einarbeitungspläne strukturiert und Informationen übermittelt werden. Zudem ist ein stetiger Zugriff via App auf die Software möglich.

Vorteile aus der digitalen Transformation: Onboarding-Videos, Übersetzer & Co.

In vielen Unternehmen gehört Onboarding bislang nicht zum Repertoire. Dabei bietet eine digitale Lösung viele Vorteile. Fast automatisch resultiert aus einer Digitalisierung eine erhöhte Produktivität. Einarbeitungspläne und eine klare Aufgabenverteilung sorgen dafür, dass verschwendete Zeit als Folge schlechter Organisation der Vergangenheit angehört. Darüber hinaus können Kosten gesenkt werden. Denn Einarbeitungen sind teuer. Bei einem erfolgreichen Onboarding sinkt das Kündigungsrisiko. Effektives Onboarding spart zudem Zeit ein, die ansonsten für die Einarbeitung benötigt wird. Mit der modernen Kommunikation via App und Smartphone können Infos über das Unternehmen und Anweisungen schnell übermittelt werden. Die digitale Transformation ermöglicht auch eine stärkere Automatisierung bspw. bei Onboarding-Videos. Hier ein Beispiel aus unserem eigenen Haus, DER SEMINAR, erstellt mit Steve AI:

Das Fazit

Onboarding ist ein wichtiger Teil des Personalmanagements. Digitale Lösungen bieten die Chance, den unternehmenseigenen Onboarding-Prozess auf eine neue Qualitätsstufe zu bringen. Aufgrund gesparter Zeit, höherer Produktivität und niedriger Kosten gehört dem digitalen Onboarding die Zukunft.

Und was nun? Unsere Angebote:

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